上市公司合规与监管：上市公司独立董事的履职事宜

根据《上市公司独立董事管理办法》（以下简称《独董管理办法》）的相关规定，独立董事是指不在上市公司担任除董事外的其他职务，并与其所受聘的上市公司及其主要股东、实际控制人不存在直接或者间接利害关系，或者其他可能影响其进行独立客观判断关系的董事。即独立董事是公司的董事会成员，但不执行具体经营管理职务，与实际执行上市公司具体经营管理职务的董事相区别、具有独立性。

《独董管理办法》《履职指引》关于独立董事的履职规定，包括一般职责和特别职权，沪深北证券交易所的上市规则、规范运作指引等制度对独立董事职责和职权的规定也基本一致。主要如下：

另外，2024年12月27日，中国证监会发布了关于新《公司法》配套制度规则实施的相关过渡期安排，其中提到上市公司应当在2026年1月1日前，按照《公司法》《国务院关于实施＜中华人民共和国公司法＞注册资本登记管理制度的规定》及中国证监会配套制度规则等规定，在公司章程中规定在董事会中设审计委员会，行使《公司法》规定的监事会的职权，不设监事会或者监事。上市公司调整公司内部监督机构设置前，监事会或者监事应当继续遵守证监会原有制度规则中关于监事会或者监事的规定。这同时也意味着审计委员会中的独立董事职权将增加，如依法对董事、高级管理人员提起诉讼，依法主持股东会会议等，上市公司应当注意关注相关制度的实施并及时修订、执行相应制度。

根据《独董管理办法》《履职指引》及沪深北证券交易所的上市规则、规范运作指引等制度的相关规定，独立董事的履职方式主要分为三大类，第一类是按规定出席股东会、董事会及专门委员会、独立董事专门会议等公司治理会议方式履职；第二类是通过定期获取上市公司资料、听取管理层汇报、与内审部门负责人和外部审计机构等中介机构沟通、实地考察、与中小股东沟通等多种常规方式履职；第三类是通过聘请中介机构、向上市公司出具督促函等特别方式履职。具体如下：

（一）出席股东会会议。上市公司召开股东会时，全体董事、监事和董事会秘书应当出席会议，并在股东会上就股东的质询和建议作出解释和说明。

（二）参与董事会会议决策。独立董事应当在董事会中发挥作用，亲自参与董事会会议决策并对所议事项发表明确意见，无法亲自出席的，独立董事需形成明确意见，并书面委托其他独立董事代为出席、发表意见和表决。连续两次未能亲自出席董事会会议，也不委托其他独立董事代为出席的，董事会应当在该事实发生之日起30日内提议召开股东会解除该独立董事职务。

（三）出席独立董事专门会议。上市公司应当定期或不定期召开全部由独立董事参加的会议，讨论和审议相关事项，如应当披露的关联交易、上市公司及相关方变更或者豁免承诺的方案、被收购上市公司董事会针对收购所作出的决策及采取的措施、独立聘请中介机构对上市公司具体事项进行审计、咨询或者核查、向董事会提议召开临时股东会、提议召开董事会会议等。

（四）出席专门委员会会议。独立董事应当亲自出席专门委员会会议，因故不能亲自出席会议的，应当事先审阅会议材料，形成明确意见，并书面委托其他独立董事代为出席。

（五）执行监督制衡。独立董事应当对上市公司与其控股股东、实际控制人、董事、高级管理人员之间的潜在重大利益冲突事项进行监督，如关联交易、财务规范运作、董事及高级管理人员任免、薪酬等事项。并持续关注相关董事会决议的执行情况，发现存在违反法律、行政法规、中国证监会规定、证券交易所业务规则和公司章程规定，或者违反股东会和董事会决议等情形的，应当及时向董事会报告，并可以要求上市公司作出书面说明。

（六）提供专业咨询。独立董事应当具备相应的专业知识，及时了解证券法律法规和规则的最新动态和要求，为上市公司提供专业、客观的建议，促进提升董事会决策水平。

（七）履行特别职权。独立董事拥有特别职权，具体包括有权独立聘请中介机构对公司具体事项进行审计、咨询或核查；依法提议召开临时股东会会议&董事会会议；依法公开向股东征集股东权利；对可能损害上市公司或者中小股东权益的事项发表独立意见，如发表独立意见，至少应当包括重大事项的基本情况、发表意见的依据、重大事项的合法合规性、对上市公司和中小股东权益的影响、可能存在的风险以及公司采取的措施是否有效、发表的结论性意见，提出保留意见、反对意见或者无法发表意见的，还应当明确说明理由、无法发表意见的障碍。

（八）关注中小股东权益。独立董事可以利用网络平台，如与中小股东的沟通交流平台和面向投资者的业绩发布会沟通交流平台，及时反映他们的诉求和意见，防止大股东利用控股地位损害中小股东的利益。

（九）必要时出具督促函。独立董事在履行职责时，若发现上市公司及其管理层在公司治理、财务报告编制、内部控制体系及合规运营等方面存在问题，可以向上市公司正式发出书面提醒与督促文件。

通过上述这些方式，独立董事能够在上市公司治理中发挥重要作用，保护中小股东的权益，促进上市公司的规范运作。

为维护公司和股东的合法权益，确保独立董事能够有效、独立地履行其职责，《独董管理办法》规定了独立董事的履职保障和履职受限救济机制：

（一）履职保障机制：

1、上市公司应当为独立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事履行职责时能够获得足够的资源和必要的专业意见；

2、上市公司相关人员应当向独立董事定期通报公司运营情况，提供资料，组织或者配合独立董事开展实地考察等工作；

3、上市公司应当及时向独立董事发出董事会会议通知，提供相关会议资料，并提供有效沟通渠道。董事会专门委员会召开会议的，应当不迟于召开前三日提供相关资料和信息。两名及以上独立董事认为会议材料不完整、论证不充分或提供不及时的，可以书面要求延期召开会议或延期审议该事项，董事会应当予以采纳；

4、上市公司可以在董事会审议重大复杂事项前，组织独立董事参与研究论证等环节，充分听取独立董事意见，并及时向独立董事反馈意见采纳情况；

5、上市公司应当承担独立董事聘请专业机构及行使其他职权时所需的费用，并给予独立董事与其承担的职责相适应的津贴；

6、上市公司可以依法购买独立董事责任保险，降低独立董事正常履行职责可能引致的风险。

（二）履职受限救济机制：

1、独立董事依法行使职权遭遇阻碍的，可以向董事会说明情况，要求董事、高级管理人员等予以配合，仍不能消除阻碍的，可以向中国证监会和证券交易所报告；

2、独立董事履职事项涉及应披露信息的，上市公司应当及时办理披露事宜，上市公司不予披露的，独立董事可以直接申请披露，或者向中国证监会和证券交易所报告。

同时，若上市公司未能为独立董事履行职责提供必需的工作条件，将面临监管机构的问责。如ST三盛（300282）于2024年4月收到北京证监局下发的《关于对三盛智慧教育科技股份有限公司、戴德斌、周俊、张发军出具责令改正行政监管措施的决定》，其中部分事由系公司在变更年度审计机构的过程中，向独立董事提供的变更年审机构的信息与事实不符，未为独立董事履行职责提供必要的工作条件。

因此，上市公司应当为独立董事提供充分的履职保障，确保独立董事充分、无障碍履行职责，共同积极推动上市公司健康发展。

首先，独立董事应当始终保持独立性和公正性，履职不受上市公司及其主要股东、实际控制人等单位或者个人的影响。任职期间出现明显影响独立性情形的，应当及时通知公司，提出解决措施，必要时应当提出辞职。

其次，独立董事应当积极参与董事会的各项决策，会前认真审阅会议资料、依法参与会前论证、与公司相关人员及时沟通，充分利用自身的专业知识和经验，为公司的发展提供有益的建议和意见。同时对董事会决策履行监督职责，确保决策符合公司及股东的整体利益。

再次，上市公司应当从组织、人员、资源、信息、经费等方面为独立董事履职提供必要条件，保持及时、畅通地沟通，确保独立董事依法充分履职。

最后，独立董事在履职过程中应当制作工作记录，详细记录履行职责的情况。工作记录作为独立董事勤勉履职的证明，也可以很好地支撑独立董事的年度述职报告和现场工作时长要求，《履职指引》亦给出了具体的参考记录方式：

（1）出席会议外与上市公司管理层、相关人员（包括内审部门、外部审计机构、外聘律师、员工、主要客户、股东、子公司主要人员等）进行沟通的，记录现场工作的时间、地点、面谈对象及主要内容，由独立董事及谈话对象签字确认；

（2）与上市公司管理层、相关人员通过电子邮箱、微信等通讯软件进行沟通的，及时保存通讯记录，并在工作记录中对主要内容进行摘要说明或者明确索引；

（3）实地考察或者现场调研的，记录时间、地点及主要情况，可以由上市公司协助提供相关材料或者总结；

（4）通过定期获取上市公司资料的方式履行职责的，在工作记录中载明该等文件资料的分析、判断结果及相关意见；

（5）出席会议并发表意见的（包括会前沟通论证），可以留存上市公司提供的、并经独立董事签字确认的完整会议记录。对于工作记录中的重要内容，独立董事可以要求董事会秘书等相关人员签字确认。为了便于独立董事制作和保存工作记录，中国上市公司协会在“独立董事信息库”开设了“工作记录”专区，在“工作记录”专区进行的记录可作为独立董事履职的重要依据。独立董事可以自行选择通过“工作记录”专区或者其他常用方式对履职情况进行必要的记录。